Jak wybrać system obiegu dokumentów dla firmy przed zakupem

Najczęstszy błąd to porównywanie tabel z dziesiątkami funkcji. Z większości z nich firma nie skorzysta w pierwszym roku. Wybierz jeden proces, który dziś zabiera najwięcej czasu, na przykład akceptację faktur kosztowych, podpisywanie umów z kontrahentami albo obieg dokumentów kadrowych, i oceniaj system tylko pod tym kątem.

Zapisz, kto bierze w procesie udział, ile dokumentów miesięcznie przez niego przechodzi i gdzie dokument najdłużej czeka. Te trzy liczby pozwolą porównać oferty i od razu pokażą, jaki rozmiar planu jest potrzebny.

• Ścieżki akceptacji z zastępstwami, żeby urlop jednej osoby nie zatrzymywał sprawy.
• Podpis elektroniczny w samym dokumencie i jasna informacja, jaki rodzaj podpisu system daje.
• Archiwum z okresami przechowywania i wyszukiwaniem po statusie, osobie i dacie.
• Role i uprawnienia, zwłaszcza przy danych kadrowych i finansowych.
• Dziennik zdarzeń, który pokazuje, kto co zrobił i kiedy.
• Obsługa faktur bez zastępowania programu księgowego, jeśli z niego korzystasz.
• Eksport całego zbioru razem z historią obiegu, na wypadek zmiany dostawcy.

Cena na stronie rzadko jest ceną całego wdrożenia. Zapytaj, czy dostawca liczy opłatę wdrożeniową, osobno za użytkowników, za dokumenty albo za moduł podpisu. Policz koszt dla swojej liczby osób na rok, a nie na miesiąc.

W Documents płacisz abonament zależny od planu. Start kosztuje 249 zł netto miesięcznie dla zespołu do trzech osób, Team 799 zł dla zespołu do piętnastu, a Business 1990 zł dla zespołu do sześćdziesięciu. Rozliczenie roczne obniża każdą z tych cen o 50 procent, a opłaty wdrożeniowej nie ma. Szerszy rachunek znajdziesz w artykule o tym, ile kosztuje elektroniczny obieg dokumentów.

Unikaj systemów, które wymagają wdrożenia przez zewnętrznego integratora, jeśli masz kilkanaście osób. Czas i koszt takiego projektu zwykle przewyższają zysk z pierwszego roku. Uważaj też na ofertę bez możliwości sprawdzenia produktu na prawdziwym dokumencie, bo prezentacja nie pokaże, czy ścieżka akceptacji pasuje do Twojej firmy.

Nie kupuj z zapasem. Plan, który obejmuje trzykrotnie więcej osób niż pracuje w procesie, to zbędny koszt. Zmianę planu można zrobić, gdy zespół urośnie.

Najlepszy test to wdrożenie jednego procesu na prawdziwych dokumentach. Załóż konto, dodaj osoby, ustaw ścieżkę i przepuść przez nią pięć do dziesięciu dokumentów. Sprawdź, ile czasu zajęło przygotowanie, czy osoby akceptujące rozumieją, co mają zrobić, i czy w archiwum widać pełną historię.

Po dwóch tygodniach masz konkretne dane zamiast wrażeń: skrócony czas akceptacji, mniej pytań o status i jedno miejsce z aktualną wersją. Jeśli to widać, rozszerz obieg na kolejny proces. Ile to zajmuje, opisujemy w artykule o czasie wdrożenia obiegu dokumentów.

Mała firma z jednym procesem potrzebuje prostego narzędzia w przeglądarce, które uruchomi sama w kilka dni. Biuro rachunkowe skupia się na akceptacji faktur klientów i podpisie umów, dlatego liczy się dostęp dla osób z zewnątrz. Kancelaria i dział kadr zwracają uwagę na role i dziennik zdarzeń. Jeśli prowadzisz wystawianie faktur w osobnym programie, na przykład programie do fakturowania z KSeF, system obiegu dokumentów powinien z nim współpracować, a nie go zastępować.