Program do archiwizacji dokumentów z zasadami dostępu

Zakończona umowa lub rozliczona sprawa może być potrzebna długo po wykonaniu bieżących zadań. Sam plik nie zawsze wyjaśnia, czego dotyczy i czy zawiera ostateczne ustalenia. W archiwum potrzebny jest opis pozwalający rozpoznać sprawę oraz powiązać ją z odpowiednimi załącznikami.

Dokument powinien trafiać do przechowywania jako część uporządkowanego procesu. Przed wyborem narzędzia ustal, co oznacza zakończenie sprawy i jaki komplet materiałów ma pozostać dostępny później.

Nie istnieje wspólny okres odpowiedni dla wszystkich firmowych dokumentów. Zasady mogą wynikać z rodzaju dokumentacji, obowiązków prawnych, zawartych umów i potrzeb związanych z trwającą sprawą. Dobór okresu wymaga rozpoznania tych przesłanek, a nie jedynie wybrania wygodnej daty.

Ustawienie okresu w narzędziu nie przesądza o zgodności przyjętej zasady z wymaganiami dotyczącymi konkretnego dokumentu. Ustal właściciela reguł i sposób ich przeglądu, zwłaszcza gdy zmienia się charakter dokumentacji lub sytuacja firmy.

Zamknięcie sprawy nie oznacza, że dokument staje się dostępny dla całej organizacji. Umowy, dokumentacja kadrowa i materiały księgowe mogą wymagać odrębnych zasad. Określ, kto przegląda treść, kto może udostępniać pliki i kto odpowiada za decyzje dotyczące dalszego przechowywania.

Przy zmianie stanowiska lub zakończeniu współpracy przejrzyj dotychczasowe uprawnienia. Następca opiekuna powinien otrzymać potrzebny dostęp, a poprzednia osoba stracić uprawnienia, które nie wynikają już z jej zadań. Historia działań może pomagać wyjaśniać sposób korzystania z dokumentacji.

Cyfrowa kopia papierowego dokumentu ułatwia pracę z jego treścią, ale nie zawsze pozwala zrezygnować z papierowego oryginału. Przed porządkowaniem dokumentacji sprawdź wymagania właściwe dla danego rodzaju materiałów. Samo dodanie skanu do archiwum nie rozstrzyga o dopuszczalności usunięcia papieru.

W przypadku dokumentów podpisanych elektronicznie zachowaj właściwe pliki i materiały potrzebne do sprawdzenia podpisu. Obraz wydruku nie zastępuje kompletnej postaci elektronicznej. Ustal również zasady eksportu, aby dokumentacja mogła zostać przekazana w użytecznej formie po zmianie narzędzia.

Zanim przeniesiesz pliki, podziel je według rodzaju sprawy i wskaż właścicieli. Sprawdź kompletność załączników, rozpoznanie wersji końcowych i powtarzające się kopie. Nie porządkuj archiwum przez przypadkowe usuwanie materiałów, których znaczenie nie zostało jeszcze ocenione przez odpowiedzialną osobę.