E teczka pracownika z uporządkowanym dostępem

Dokumenty związane z zatrudnieniem zawierają informacje, których nie należy udostępniać na zasadach ogólnego folderu zespołu. Osoby prowadzące sprawy kadrowe powinny wiedzieć, gdzie przechowuje się materiały, kto odpowiada za ich kompletność i jakie działania wymagają dodatkowego sprawdzenia.

Elektroniczna organizacja plików nie oznacza automatycznie prawidłowego prowadzenia akt osobowych w postaci elektronicznej. Trzeba ocenić wymagania dotyczące konkretnej dokumentacji oraz sposób ich spełnienia. Opis produktu pomaga przygotować proces, ale nie stanowi potwierdzenia zgodności dowolnego zbioru plików z przepisami.

Zacznij od rozpoznania posiadanych materiałów i powiązania ich z właściwą osobą. Ustal strukturę odpowiadającą rodzajowi dokumentacji. Nie każdy dokument dotyczący pracownika powinien trafiać do tego samego miejsca ani podlegać identycznym regułom przechowywania i dostępu.

Nazewnictwo powinno pozwalać rozpoznać rodzaj dokumentu bez ujawniania zbędnych danych. Sprawdź kompletność plików, załączników i podpisów wymaganych w danej sprawie.

Osoba zarządzająca zespołem nie musi potrzebować pełnego wglądu do dokumentacji pracownika. Ustal zakres dostępu na podstawie obowiązków i uzasadnionej potrzeby. Rozróżnij możliwość dodania materiału, odczytania treści i podejmowania decyzji o udostępnieniu dokumentów innym osobom.

Ich rzeczywiste działanie wymaga sprawdzenia przed wdrożeniem. Uzgodnij zasady zastępstwa, odbierania uprawnień i okresowego przeglądu dostępów także po zmianach organizacyjnych w firmie.

Dodanie skanu do folderu nie wystarcza, aby uznać proces zmiany postaci dokumentacji za zakończony. Właściwe wymagania zależą od rodzaju materiałów i przyjętego sposobu prowadzenia dokumentacji. Przed rozpoczęciem prac ustal procedurę oraz osobę odpowiedzialną za jej ocenę.

Dotyczy to również podpisów i okresów przechowywania. Nie należy zakładać, że dowolny podpis elektroniczny wystarczy dla każdego dokumentu kadrowego. Odpowiednią metodę, sposób potwierdzania dokumentów i dalsze postępowanie z papierowymi oryginałami trzeba określić osobno dla rozpatrywanej sytuacji.

Uwzględnij obsługę zakończonego zatrudnienia oraz późniejszych wniosków dotyczących dokumentacji.

Nie przekazuj rzeczywistych akt bez potwierdzenia dostępności funkcji i warunków przetwarzania. Najpierw porównaj wymagania swojej organizacji z udokumentowanym zakresem usługi.