Ile kosztuje elektroniczny obieg dokumentów w firmie na przykładzie trzech zespołów

Cena abonamentu to zwykle największa, ale nie jedyna pozycja. Do rachunku dochodzi czas, który zespół poświęci na przeniesienie pierwszych procesów, szkolenie osób akceptujących i uporządkowanie szablonów. Przy prostym narzędziu działającym w przeglądarce to godziny, nie tygodnie.

Warto też policzyć pozycje, których nie widać na fakturze od dostawcy: wydruki, toner, koperty, kurier z umową do podpisu i czas osoby, która pilnuje, kto już zaakceptował fakturę. Po wdrożeniu większość tych kosztów znika, a o oszczędności decyduje to, ile dokumentów miesięcznie przechodzi przez obieg.

Poniższe kwoty pochodzą z aktualnego cennika. Ceny są netto, do każdej dolicza się 23 procent VAT. Rozliczenie roczne obniża cenę o 50 procent.

Zespół piętnastu osób w planie Team płaci 799 zł miesięcznie, czyli około 53 zł na osobę. Jeśli przez obieg przechodzi 400 dokumentów miesięcznie, jeden dokument kosztuje około 2 zł. Przy płatności rocznej te kwoty spadają o połowę.

Porównaj to z czasem. Jeśli akceptacja jednej faktury w mailach zabiera kilka minut zamieszania, a wiadomości trzeba przypominać, oszczędność szybko przekracza abonament. Wynik zależy od Twojej liczby dokumentów, dlatego policz go na własnych danych, a nie na średniej z rynku.

• Podpis kwalifikowany, który wymaga certyfikatu u zewnętrznego dostawcy. W Documents jest dostępny z integracji w planie Business.
• Przekroczenie limitu dokumentów w okresie rozliczeniowym i przejście na wyższy plan.
• Opłaty za wdrożenie i szkolenia pobierane przez dostawców, którzy sprzedają przez handlowców.
• Koszt wyjścia, czyli eksport archiwum. W Documents eksportujesz całość wraz z historią obiegu przed końcem abonamentu.

Weź jeden proces, na przykład akceptację faktur kosztowych. Zmierz, ile dokumentów przechodzi miesięcznie i ile osób je zatwierdza. Zapytaj, ile czasu zabiera szukanie wersji, przypominanie i drukowanie. Pomnóż czas przez godzinową stawkę pracowników i porównaj z kwotą planu, który mieści Twoją liczbę osób.

Jeśli wynik jest bliski, zacznij od planu Start na jednym procesie. Gdy zespół się rozrośnie albo zechcesz dodać e-teczki pracowników i szablony, przejdziesz na Team. Usprawnione zadania, które potem warto zautomatyzować dalej, mogą wymagać dodatkowych narzędzi, a pomysły na takie rozwiązania znajdziesz wśród narzędzi AI dla firm.

Część firm rozważa system instalowany na własnej infrastrukturze. Licencja bywa wtedy jednorazowa, ale dochodzą serwer, kopie zapasowe, aktualizacje i czas administratora. Dla zespołu bez własnego działu IT abonament w przeglądarce jest zwykle tańszy w całkowitym rachunku, bo te pozycje zostają po stronie dostawcy.

Rozwiązanie lokalne ma sens przy bardzo specyficznych wymaganiach dotyczących miejsca przechowywania danych. Jeśli ich nie masz, porównuj abonamenty między sobą i patrz na to, co wchodzi w cenę: liczbę osób, limit dokumentów, rozmiar archiwum i dostęp do eksportu.

• Czy cena jest podana na stronie, czy dopiero po rozmowie z handlowcem.
• Co dzieje się po przekroczeniu limitu dokumentów albo liczby osób.
• Czy rozliczenie roczne daje zniżkę i na jakich warunkach można zrezygnować.
• Jak wygląda eksport dokumentów i historii obiegu, gdy kończysz abonament.
• Jakie role i uprawnienia są w cenie planu, a jakie wymagają wyższego.
• Czy podpis kwalifikowany jest częścią planu, czy wymaga osobnej umowy z dostawcą certyfikatów.

W pierwszym miesiącu wybierz jeden proces i jedną grupę uczestników. Przygotuj ścieżkę akceptacji, wskaż zastępstwa i wgraj bieżące dokumenty, a starsze zostaw do przeniesienia później. Po dwóch tygodniach sprawdź, ile spraw zakończyło się bez przypominania i jak szybko znajdujesz potrzebny dokument.

Dopiero na tej podstawie decyduj o wyższym planie. Wiele firm okazuje się mieścić w pierwszym wybranym zakresie, bo koszt rośnie głównie wraz z liczbą osób, a nie z liczbą funkcji, z których zespół naprawdę korzysta.

Wybierz najmniejszy plan, który mieści liczbę osób biorących udział w obiegu. Limit dokumentów dotyczy zużycia w okresie rozliczeniowym i nie wraca po usunięciu dokumentu, więc przy dużej liczbie umów policz go z zapasem. Dokładne zestawienie funkcji znajdziesz w cenniku programu do obiegu dokumentów, a szersze omówienie zalet na stronie programu do obiegu dokumentów dla małej i średniej firmy.