Program do obiegu dokumentów dla małej i średniej firmy

Bez programu dokument wędruje mailem. Księgowa czeka na akceptację faktury, kierownik szuka najnowszej wersji umowy, a dział kadr dopytuje, kto podpisał aneks. Każde z tych pytań kosztuje kilka minut, a w firmie z kilkunastoma osobami powtarza się codziennie.

W Documents każdy dokument ma właściciela, status i historię. Widzisz, na którym etapie stoi sprawa i kto ma wykonać kolejny krok. Przypomnienie wychodzi do właściwej osoby, a gotowy dokument zostaje w archiwum razem z całą ścieżką decyzji.

• Ścieżki akceptacji z przypisanymi osobami i zastępstwami, tak aby urlop jednej osoby nie zatrzymywał sprawy.
• Podpis zaawansowany bezpośrednio w dokumencie, bez drukowania i skanowania. Podpis kwalifikowany jest dostępny z integracji w planie Business.
• Szablony umów i pism, z których przygotowujesz dokument w kilka minut.
• Obieg faktur od wpływu przez akceptację do archiwum, bez zastępowania programu księgowego.
• E-teczki pracowników z rozdzielonym dostępem do danych kadrowych.
• Archiwum z okresami przechowywania, rolami i dziennikiem zdarzeń w planie Business.

Start obsługuje do 3 osób i 100 dokumentów w okresie, więc pasuje do mikrofirmy albo działu, który zaczyna od jednego procesu. Team jest dla zespołów do 15 osób i 1000 dokumentów w okresie, z szablonami i e-teczkami pracowników. Business obejmuje do 60 osób, 5000 dokumentów, role, uprawnienia i dziennik zdarzeń.

Zacznij od jednego procesu, który dziś boli najbardziej, na przykład akceptacji faktur kosztowych albo podpisywania umów z kontrahentami. Policz, ile osób bierze w nim udział i ile dokumentów miesięcznie przez niego przechodzi. Ta liczba od razu wskaże właściwy plan.

Sprawdź trzy rzeczy. Czy dokument zachowuje historię decyzji. Czy dostęp można ograniczyć do ról. Czy cały zbiór da się wyeksportować, gdy zakończysz współpracę. W Documents odpowiedź na każde z tych pytań brzmi tak, a eksport archiwum wraz z historią obiegu jest dostępny przed zakończeniem abonamentu.

• Biuro rachunkowe lub dział finansów akceptuje faktury kosztowe w ustalonej kolejności i widzi, które czekają na decyzję.
• Dział sprzedaży wysyła umowy do podpisu klientom i ma pewność, że obowiązuje ostatnia wersja.
• Dział kadr prowadzi e-teczki pracowników i ogranicza dostęp do danych osobowych do wskazanych ról.
• Kierownik operacyjny zatwierdza zamówienia i protokoły bez chodzenia z papierem między biurami.

Dysk przechowuje pliki, ale nie wie, kto ma coś zatwierdzić ani co się dzieje po akceptacji. Program do obiegu dokumentów dodaje do pliku właściciela, status, terminy i historię. Dzięki temu pytanie o to, na jakim etapie jest umowa, nie wymaga pisania do trzech osób.

W praktyce firmy zwykle zostawiają dysk na materiały robocze, a do dokumentów, które wymagają decyzji lub podpisu, używają obiegu. Przy takim podziale archiwum zawiera tylko dokumenty zakończone, z kompletną ścieżką akceptacji.

Zakładasz konto, dodajesz osoby, wybierasz szablon ścieżki i wgrywasz pierwszy dokument. Nie instalujesz nic na komputerach, bo Documents działa w przeglądarce i na telefonie. Całość wdrażasz samodzielnie według krótkich instrukcji, bez rozmów z handlowcem.