Wdrożenie obiegu dokumentów w firmie krok po kroku

Czas zależy od trzech rzeczy: liczby procesów, liczby osób i tego, czy zaczynasz od zera, czy przenosisz stare dokumenty. Narzędzie działające w przeglądarce nie wymaga instalacji ani serwera, więc techniczna część to godziny. Dłużej trwa ustalenie, kto akceptuje które dokumenty.

Przy firmie do 15 osób realny harmonogram wygląda tak: dwa dni na pierwszy proces, dwa tygodnie na pilotaż i kolejne dwa na dołączenie pozostałych procesów. Duże zespoły, do 60 osób, wydłużają pilotaż, bo więcej osób ma swoje zastępstwa i wyjątki.

Nie przenoś od razu wszystkiego. Wybierz proces, w którym dziś najczęściej coś się gubi: akceptację faktur kosztowych, podpisywanie umów z kontrahentami albo dokumenty nowych pracowników. Policz, ile osób w nim uczestniczy i ile dokumentów miesięcznie przez niego przechodzi.

Ta liczba wskaże plan abonamentu. Mikrofirma z jednym procesem zmieści się w planie Start, a zespół z fakturami, umowami i kadrami potrzebuje Team. Zestawienie kosztów znajdziesz w artykule ile kosztuje elektroniczny obieg dokumentów.

Na kartce zapisz, kto wprowadza dokument, kto go sprawdza, kto zatwierdza i kto podpisuje. Dla każdej roli wskaż zastępcę. To najczęstszy powód, dla którego obieg w papierze albo w mailu stoi: ktoś jest na urlopie, a sprawa nie ma drugiej drogi.

Ustal też terminy. Jeśli akceptacja faktury ma zająć dwa dni robocze, ustaw przypomnienie po jednym. Prosta ścieżka z trzema krokami działa lepiej niż rozbudowana, której nikt nie pamięta.

Dodaj uczestników i przypisz im role. Wgraj dwa lub trzy najczęściej używane szablony, na przykład umowę zlecenia i standardowy aneks. Szablon skraca przygotowanie dokumentu do kilku minut, a przy okazji wymusza jeden wzór w całej firmie.

Przy dokumentach kadrowych rozdziel dostęp. W e-teczkach pracowników dane osobowe widzą tylko wskazane role, a reszta zespołu widzi tylko status sprawy. Gdy w teczce lądują skierowania na badania, sprawdź też, jak firmy organizują badania medycyny pracy dla pracowników, żeby termin orzeczenia trafiał do teczki bez ręcznego przepisywania.

Przez dwa tygodnie prowadź w nowym obiegu tylko świeże dokumenty. Starsze zostaw do przeniesienia później. Po tym czasie sprawdź trzy rzeczy: ile spraw zakończyło się bez przypominania, ile razy ktoś pytał o status w mailu i jak szybko znajdujesz potrzebny dokument.

Jeśli odpowiedzi są dobre, dołącz kolejny proces. Jeśli ścieżka się zacina, popraw ją na tym jednym procesie, zanim rozszerzysz użycie. Poprawka w pilotażu kosztuje godzinę, a w całej firmie tydzień.

Dopiero gdy obieg działa, przenieś starsze dokumenty do archiwum z okresami przechowywania. Wyznacz datę, od której dokumenty wymagające akceptacji nie krążą już mailem, i powiedz o niej zespołowi z wyprzedzeniem. Bez tej decyzji firma utrzymuje dwa kanały naraz i oszczędność znika.

Dobrą praktyką jest jedna osoba odpowiedzialna za obieg, która odpowiada na pytania i pilnuje szablonów. W małej firmie to często księgowa albo office manager. Szerzej o tym, jak działa taki system w firmie, opisujemy na stronie systemu obiegu dokumentów.

• Przenoszenie wszystkich procesów naraz, co przeciąża zespół i ukrywa, które ścieżki działają.
• Brak zastępstw w ścieżce akceptacji, przez co jedna nieobecność blokuje sprawy.
• Zbyt rozbudowane szablony, w których nikt nie wie, które pole jest obowiązkowe.
• Pozostawienie starego kanału obok nowego bez daty jego wyłączenia.
• Brak osoby odpowiedzialnej za obieg, więc nikt nie poprawia ścieżek po pilotażu.

Documents działa w przeglądarce i na telefonie, więc nie instalujesz niczego na komputerach. Zakładasz konto, dodajesz osoby, wybierasz szablon ścieżki i wgrywasz pierwszy dokument. Całość uruchamiasz samodzielnie według krótkich instrukcji, bez opłaty wdrożeniowej. Szczegóły zakresu opisaliśmy na stronie programu do obiegu dokumentów.