Elektroniczny obieg dokumentów dla biura rachunkowego

Typowy tydzień w biurze to dziesiątki maili z fakturami, pytania klientów o brakujący dokument i prośby o akceptację kosztu, które wracają po trzech dniach. Księgowa przeklejająca załączniki między skrzynką a folderami nie liczy tego jako pracy, ale to właśnie tam ucieka najwięcej godzin.

Drugie źródło strat to zestawy dokumentów kadrowych i umów. Zlecenia, aneksy, pełnomocnictwa i upoważnienia czekają na podpis, a nikt nie widzi, na kim utknęły. Obieg w Documents nadaje każdej sprawie status, właściciela i termin, więc odpowiedź na pytanie, co jeszcze czeka na podpis, zajmuje kilka sekund.

• Obieg faktur kosztowych od wpływu przez akceptację osoby wskazanej przez klienta do archiwum. Księgowanie zostaje w Twoim programie księgowym.
• Podpis zaawansowany pod umowami zlecenia, pełnomocnictwami i upoważnieniami, bez drukowania i skanowania.
• Szablony pism i umów, z których przygotowujesz dokument dla kolejnego klienta w kilka minut.
• E-teczki pracowników z rozdzieloną widocznością danych kadrowych i osobowych.
• Archiwum z okresami przechowywania, które pomaga pilnować terminów dla dokumentacji księgowej i kadrowej.
• Role i dziennik zdarzeń w planie Business, gdy w obiegu uczestnicy z kilku firm i trzeba wiedzieć, kto co zrobił.

Faktura trafia do obiegu, a Documents kieruje ją do osoby, którą wskazałeś jako akceptującą po stronie klienta. Po decyzji sprawa wraca do biura ze statusem i komentarzem. Jeśli akceptujący nie odpowiada, przypomnienie wychodzi automatycznie, a w razie urlopu sprawa przechodzi do zastępcy.

Dzięki temu nie musisz pisać trzeciego maila z pytaniem o ten sam dokument. Szerzej o samej ścieżce piszemy na stronie elektronicznego obiegu faktur.

Małe biuro z jedną lub dwiema księgowymi zaczyna od planu Start, który obsługuje do 3 osób i 100 dokumentów w okresie. Biuro z kilkunastoma pracownikami i kilkudziesięcioma klientami wybiera Team, a duże zespoły z potrzebą ról i dziennika zdarzeń sięgają po Business. Limit dokumentów dotyczy zużycia w okresie rozliczeniowym, więc przy dużej liczbie klientów policz go z zapasem.

Wybierz jednego klienta i jeden proces, najlepiej akceptację faktur kosztowych. Dodaj osoby, ustaw ścieżkę i zastępstwa, a przez dwa tygodnie obserwuj, ile spraw zamyka się bez przypomnień. Dopiero potem dołączaj kolejnych klientów i umowy. Dzięki temu zespół uczy się narzędzia na jednym procesie i nie przerywa bieżącej pracy.

Ogólny koszt i zakres porównasz w cenniku, a szerszy opis możliwości znajdziesz na stronie programu do obiegu dokumentów.