Elektroniczny obieg dokumentów dla kancelarii prawnej
Documents porządkuje w kancelarii obieg umów, pism i pełnomocnictw: projekt przechodzi akceptację radcy lub adwokata, klient podpisuje go online, a gotowy dokument trafia do archiwum sprawy. Plan Start kosztuje 249 zł netto miesięcznie, a rozliczenie roczne obniża cenę o połowę.
| Nazwa | Typ | Status | Termin | Osoba |
|---|---|---|---|---|
| Umowa zlecenie 14/2026 | Umowa | Do podpisu | 28.10 | Zarząd |
| Faktura kosztowa 0231 | Faktura | W obiegu | 30.10 | Opiekun kosztu |
| Aneks do najmu | Umowa | W obiegu | 04.11 | Dział prawny |
| Wypowiedzenie dostawcy | Pismo | Do podpisu | 06.11 | Właściciel |
| Umowa o dzieło 07/2026 | Umowa | W archiwum | archiwum 10 lat | Kadry |
Co w kancelarii najczęściej blokuje obieg dokumentów
Projekt umowy krąży mailem między partnerem, aplikantem i klientem, a po tygodniu nikt nie wie, która wersja jest ostateczna. Pełnomocnictwo czeka na podpis, bo klient go nie wydrukował. Pismo procesowe jest zatwierdzone ustnie, więc przy sporze trudno wykazać, kto i kiedy dał zgodę.
W Documents każdy dokument ma przypisaną sprawę, właściciela i status. Wiesz, czy projekt czeka na akceptację prowadzącego, czy na podpis klienta, a każda zmiana statusu zostaje w historii.
Jak wygląda obieg dokumentu w kancelarii
- Aplikant przygotowuje projekt na podstawie szablonu umowy, pełnomocnictwa albo pisma.
- Prowadzący sprawę akceptuje treść w ustalonej ścieżce, z zastępstwem na czas urlopu lub rozprawy.
- Klient dostaje link i podpisuje dokument podpisem zaawansowanym, bez drukowania i skanowania.
- Podpisany dokument trafia do archiwum razem z historią akceptacji i podpisu.
Dostęp do akt tylko dla właściwych osób
Kancelaria odpowiada za tajemnicę zawodową, więc nie każdy powinien widzieć każdą sprawę. W planie Business ustawiasz role i uprawnienia, a dziennik zdarzeń pokazuje, kto otwierał i zmieniał dokument. Sekretariat widzi to, co potrzebuje do pracy, a akta wrażliwych spraw zostają w wąskim gronie.
Dane osobowe pracowników kancelarii prowadzisz w e-teczkach z oddzielnym dostępem, więc dokumenty kadrowe nie mieszają się z aktami spraw.
Wybór planu dla kancelarii
Rozliczenie roczne obniża każdą z tych cen o 50 procent. Do cen dolicza się 23 procent VAT.
| Plan | Cena netto miesięcznie | Dla jakiej kancelarii |
|---|---|---|
| Start | 249 zł | Do 3 osób, jeden powtarzalny proces, na przykład umowy z klientami |
| Team | 799 zł | Do 15 osób, szablony pism, akceptacja i e-teczki pracowników |
| Business | 1990 zł | Do 60 osób, role, uprawnienia i dziennik zdarzeń |
Co zyskuje kancelaria po wdrożeniu
- Krótszy czas od projektu umowy do podpisu, bo klient nie czeka na kuriera ani skaner.
- Jedna aktualna wersja dokumentu zamiast kilku załączników w skrzynkach różnych osób.
- Ślad decyzji, który w razie wątpliwości pokazuje, kto zaakceptował treść i kiedy.
- Archiwum z okresami przechowywania, które porządkuje zamknięte sprawy.
Jak zacząć
Zakładasz konto, dodajesz osoby, wybierasz szablon ścieżki i wgrywasz pierwszy dokument. Documents działa w przeglądarce, więc nie instalujesz niczego na komputerach. Najlepiej zacząć od jednego procesu, na przykład podpisywania umów o obsługę prawną, i dołożyć kolejne, gdy zespół się przyzwyczai.
Pytania i odpowiedzi
Zobacz także
Program do obiegu dokumentów dla małej i średniej firmy
Documents to program do obiegu dokumentów, w którym umowa, faktura albo dokument kadrowy przechodzi przez akce...
Podpis elektroniczny dokumentów w firmowym obiegu
Podpis elektroniczny dokumentów pozwala zatwierdzić treść w postaci elektronicznej. W firmie powinien być powi...
E teczka pracownika z uporządkowanym dostępem
E teczka pracownika to elektroniczna organizacja dokumentacji związanej z pracownikiem. Jej prowadzenie wymaga...
Cennik