Program do obiegu dokumentów kadrowych dla firm

Typowy dzień w dziale kadr to pilnowanie, kto podpisał umowę, kto jeszcze nie oddał oświadczenia i gdzie leży aneks sprzed pół roku. Dokumenty krążą w mailach, na wydrukach i w folderach sieciowych, a nowa osoba w zespole zaczyna od pytania, gdzie to wszystko jest.

W Documents każdy dokument kadrowy ma status, właściciela i termin. Widzisz od razu, co czeka na akceptację przełożonego, co na podpis pracownika, a co jest już zamknięte i zarchiwizowane.

• Specjalista HR tworzy dokument z szablonu, na przykład aneks do umowy albo oświadczenie.
• Przełożony lub dyrektor akceptuje treść w ustalonej ścieżce, z zastępstwem na czas urlopu.
• Pracownik dostaje link i podpisuje dokument podpisem zaawansowanym, także zdalnie.
• Podpisany dokument trafia do e-teczki razem z historią akceptacji i podpisu.

Dane kadrowe są wrażliwe, więc nie każdy powinien je widzieć. W planie Business ustawiasz role i uprawnienia, a dziennik zdarzeń pokazuje, kto otwierał i zmieniał dokument. Przełożony widzi to, co potrzebuje do decyzji, a pełne teczki zostają w dziale kadr.

Okresy przechowywania ustawiasz per rodzaj dokumentu, więc archiwum samo wskazuje, co można zamknąć. Zasady prowadzenia akt osobowych w postaci elektronicznej sprawdź z doradcą dla swojej organizacji, Documents daje narzędzie do ich egzekwowania.

Rozliczenie roczne obniża każdą z tych cen o 50 procent. Do cen dolicza się 23 procent VAT.

• Krótszy czas od przygotowania aneksu do podpisu, bo pracownik nie musi być w biurze.
• Jedna aktualna wersja dokumentu zamiast załączników w kilku skrzynkach.
• Ślad decyzji, który pokazuje, kto zaakceptował treść i kiedy.
• Mniej ręcznego pilnowania terminów, bo przypomnienia trafiają do odpowiedzialnej osoby.

Zakładasz konto, dodajesz osoby z działu kadr, wybierasz szablon ścieżki i wgrywasz pierwszy dokument. Documents działa w przeglądarce. Najlepiej zacząć od jednego procesu, na przykład aneksów do umów, i dołożyć kolejne, gdy zespół się przyzwyczai. Szczegóły o teczkach znajdziesz na stronie e-teczka pracownika, a podpis umów opisuje program do podpisywania umów.