Program do akceptacji faktur kosztowych dla firm
Documents to program do akceptacji faktur kosztowych, w którym każda faktura dostaje opiekuna, opis kosztu i ścieżkę zatwierdzenia, zanim trafi do księgowości. Szef działu zatwierdza zakup jednym kliknięciem, a księgowa dostaje komplet z historią decyzji. Plan Start kosztuje 249 zł netto miesięcznie.
| Nazwa | Typ | Status | Termin | Osoba |
|---|---|---|---|---|
| Umowa zlecenie 14/2026 | Umowa | Do podpisu | 28.10 | Zarząd |
| Faktura kosztowa 0231 | Faktura | W obiegu | 30.10 | Opiekun kosztu |
| Aneks do najmu | Umowa | W obiegu | 04.11 | Dział prawny |
| Wypowiedzenie dostawcy | Pismo | Do podpisu | 06.11 | Właściciel |
| Umowa o dzieło 07/2026 | Umowa | W archiwum | archiwum 10 lat | Kadry |
Dlaczego faktury kosztowe utykają przed księgowością
Faktura przychodzi na ogólny adres, ktoś przekazuje ją dalej mailem, a odpowiedź „OK" ginie w wątku. Księgowa dzwoni z pytaniem, kto zamawiał usługę, a termin płatności zbliża się szybciej, niż ktokolwiek zdążył zatwierdzić koszt.
Documents zamienia ten łańcuch maili w jeden obieg. Faktura trafia do systemu, dostaje opiekuna i opis, a następnie przechodzi przez osoby, które muszą potwierdzić zakup. Każdy widzi, na kim sprawa stoi.
Jak wygląda akceptacja faktury krok po kroku
Documents nie zastępuje programu księgowego. Zajmuje się etapem przed księgowaniem, czyli tym, w którym faktura czeka na ludzi.
- Faktura trafia do systemu z maila albo z wgrania pliku i dostaje opiekuna.
- Opiekun opisuje koszt: czego dotyczy, jakiego zamówienia lub umowy i na jaki dział go przypisać.
- Przełożony lub budżetujący zatwierdza zakup w ustalonej ścieżce, z zastępstwem na czas urlopu.
- Zatwierdzona faktura z opisem i historią decyzji przechodzi do księgowości.
Co dostaje księgowość, a co zarząd
Księgowość dostaje fakturę z opisem kosztu i śladem zatwierdzenia, więc nie musi dopytywać o kontekst. Zarząd widzi, które faktury czekają i u kogo, a terminy płatności są pilnowane przypomnieniami dla odpowiedzialnej osoby.
W planie Business role i uprawnienia pozwalają ograniczyć widok, tak by dział widział tylko własne koszty. Dziennik zdarzeń pokazuje, kto otworzył, opisał i zatwierdził dokument.
Wybór planu dla obiegu faktur
Rozliczenie roczne obniża każdą z tych cen o 50 procent. Do cen dolicza się 23 procent VAT.
| Plan | Cena netto miesięcznie | Dla jakiej firmy |
|---|---|---|
| Start | 249 zł | Do 3 osób, jedna ścieżka akceptacji faktur kosztowych |
| Team | 799 zł | Do 15 osób, kilka ścieżek, szablony opisu i akceptacja per dział |
| Business | 1990 zł | Do 60 osób, role, uprawnienia i dziennik zdarzeń |
Dla kogo to rozwiązanie ma sens
- Firmy, w których jedna osoba zatwierdza kilkadziesiąt faktur miesięcznie i gubi się w skrzynce.
- Biura rachunkowe, które czekają na decyzję klienta, czy koszt jest zasadny.
- Zespoły z kilkoma działami, w których każdy dział zatwierdza własne zakupy.
- Firmy, które chcą mieć ślad decyzji przy każdej fakturze przed kontrolą lub audytem.
Jak zacząć
Zakładasz konto, dodajesz osoby zatwierdzające, wybierasz ścieżkę akceptacji i wgrywasz pierwszą fakturę. Najlepiej zacząć od jednego działu i dołożyć kolejne po kilku tygodniach. Ogólny opis procesu znajdziesz na stronie elektroniczny obieg faktur, a rozwiązanie dla biur opisuje obieg dokumentów dla biura rachunkowego.
Pytania i odpowiedzi
Zobacz także
Elektroniczny obieg faktur od wpływu do akceptacji
Elektroniczny obieg faktur to uporządkowany proces przyjęcia, opisania i zatwierdzenia faktury przed dalszą ob...
Elektroniczny obieg dokumentów dla biura rachunkowego
Documents porządkuje dokumenty biura rachunkowego w jednym miejscu. Faktury klientów przechodzą przez akceptac...
Program do obiegu dokumentów dla małej i średniej firmy
Documents to program do obiegu dokumentów, w którym umowa, faktura albo dokument kadrowy przechodzi przez akce...
Cennik