Rejestr umów w firmie w Excelu czy w programie

Minimum to strony, przedmiot, data zawarcia, okres obowiązywania, termin wypowiedzenia, wartość, osoba odpowiedzialna po stronie firmy i miejsce przechowywania podpisanego pliku. W praktyce dochodzą aneksy, powiązane zamówienia i informacja o tym, czy umowa jest w trakcie akceptacji, czy już obowiązuje.

Excel radzi sobie z tą tabelą bez problemu. Kłopot zaczyna się wokół niej: plik z umową leży w innym miejscu niż wiersz rejestru, a wiersz w rejestrze nie mówi, kto zatwierdził treść.

• Dwie osoby edytują rejestr naraz i pojawiają się kopie z dopiskiem "nowy" albo "final".
• Termin wypowiedzenia upłynął, bo nikt nie dostał przypomnienia.
• Nie wiesz, która wersja umowy jest podpisana, bo w folderach leży kilka.
• Umowy trzeba podpisywać na papierze, a potem ręcznie przepisywać do rejestru.
• Księgowość pyta o umowę do faktury i szuka jej w skrzynkach mailowych.
• Nowa osoba w firmie nie ma jak sprawdzić, jakie zobowiązania firma już ma.

Arkusz nic nie kosztuje w fakturze, ale kosztuje czas. Przy 150 umowach rocznie i dwudziestu minutach na jedną (przepisanie danych, szukanie pliku, pytania o wersję) wychodzi pięćdziesiąt godzin pracy. Do tego dochodzi ryzyko przeoczonego terminu, które jest trudne do wyceny, ale zwykle droższe od abonamentu.

Plan Start w Documents kosztuje 249 zł netto miesięcznie, czyli 2988 zł rocznie przy płatności miesięcznej, a przy rozliczeniu rocznym o połowę mniej. Porównaj to z własną stawką godzinową i liczbą umów.

Nie przenoś od razu całego archiwum. Zacznij od nowych umów, które od pierwszego dnia przechodzą przez akceptację i podpis w programie. Stare umowy dodajesz stopniowo, zaczynając od tych ze zbliżającymi się terminami. Po miesiącu rejestr w programie jest aktualniejszy niż arkusz.

Zamknięte umowy, których nie musisz mieć pod ręką, warto odłożyć do archiwum z okresem przechowywania. Jeśli masz też papierowe teczki, o ich uporządkowaniu przeczytasz w poradniku o archiwizacji dokumentów.

Excel wystarczy jednoosobowej firmie z kilkoma umowami rocznie. Program ma sens od kilkunastu umów miesięcznie, gdy w obiegu jest więcej niż jedna osoba albo gdy umowy podpisujesz z kontrahentami spoza firmy. Jeśli głównym problemem jest sam podpis, zobacz program do podpisywania umów. Jeśli cały proces od akceptacji po archiwum, zobacz program do obiegu dokumentów i cennik.