Ile kosztuje e-teczka pracownika w systemie dla firmy

Największa pozycja to zwykle abonament. W Documents zależy od liczby osób i zakresu funkcji, a nie od liczby teczek. Drugą pozycją jest czas pracy działu kadr przy przenoszeniu dokumentów, a trzecią ewentualne doradztwo prawne przy zasadach prowadzenia akt w postaci elektronicznej.

Ostatnia pozycja bywa pomijana. To koszt dotychczasowego sposobu pracy: wydruki, skanowanie, szafy na akta i godziny szukania dokumentu, który ktoś odłożył w złym miejscu.

Do cen dolicza się 23 procent VAT. Rozliczenie roczne obniża cenę o 50 procent, więc plan Team kosztuje w nim około 400 zł netto za miesiąc.

Nie trzeba przenosić wszystkich teczek naraz. Rozsądny start to nowi pracownicy i dokumenty, które i tak trzeba podpisać w tym miesiącu. Starsze teczki dodajesz stopniowo, zaczynając od osób, których dokumenty najczęściej się zmieniają.

Dla firmy z kilkunastoma osobami pierwszy proces działa po kilku godzinach pracy, a pełne uporządkowanie archiwum rozkłada się na tygodnie. Szczegółowy harmonogram opisuje artykuł o tym, ile trwa wdrożenie obiegu dokumentów.

• Firma zatrudnia pracowników zdalnie lub w kilku lokalizacjach i dokumenty krążą kurierem.
• Dział kadr traci czas na szukanie podpisanych aneksów i oświadczeń.
• Rośnie liczba osób, a papierowe teczki zajmują coraz więcej miejsca.
• Przełożeni akceptują dokumenty mailem i nie ma jednego śladu decyzji.

Zapytaj o rozdzielony dostęp do teczek, bo to różni system dokumentów od zwykłego dysku. Sprawdź, czy dokument może być podpisany przez pracownika zdalnie i czy zostaje ślad zdarzeń. Zapytaj też o okresy przechowywania, żeby archiwum samo wskazywało, co można zamknąć.

Planujesz też grafik i czas pracy zespołu? Przy układaniu zmian pomoże grafik pracy zgodny z Kodeksem pracy, a e-teczki zajmą się dokumentami.

Firma z piętnastoma pracownikami podpisuje w ciągu roku kilkadziesiąt dokumentów kadrowych: umowy, aneksy, oświadczenia, zgody. Przy obiegu papierowym każdy z nich to wydruk, podpis, skan i odłożenie do teczki, czyli kilkanaście minut pracy kadrowej. Przy kilkudziesięciu dokumentach miesięcznie daje to kilka godzin, które można przeznaczyć na rzeczywiste sprawy kadrowe.

Plan Team za 799 zł netto miesięcznie, czyli około 400 zł przy rozliczeniu rocznym, zwraca się już wtedy, gdy oszczędza kilka godzin pracy specjalisty w miesiącu. Policz to dla własnych stawek i własnej liczby dokumentów, zamiast opierać się na średnich z rynku.

Żadna z tych pozycji nie wygląda groźnie osobno, ale razem tłumaczą, dlaczego firmy po wdrożeniu rzadko wracają do obiegu papierowego.

• Czas przełożonych, którzy dziś odpisują na maile z prośbą o akceptację i teraz akceptują jednym kliknięciem.
• Koszt wydruków, kopert i kuriera przy pracownikach spoza głównego biura.
• Ryzyko pomyłki, gdy w obiegu krążą dwie wersje tego samego aneksu.
• Szkolenie osób z działu kadr, które zwykle zajmuje jedno krótkie spotkanie.

Załóż konto w planie Start i przeprowadź przez system jeden proces, na przykład podpisanie aneksów. Zobaczysz, ile czasu zajmuje cały obieg, i łatwiej ocenisz, czy potrzebny jest plan Team. Zakres funkcji dla kadr opisuje strona program do obiegu dokumentów kadrowych, a pełne ceny są w cenniku.