Jak ułożyć obieg faktur kosztowych w firmie krok po kroku

Faktura kosztowa przechodzi przez przyjęcie, opis, akceptację i księgowanie. Problem zwykle nie leży w braku któregoś etapu, tylko w tym, że nikt nie wie, na którym stoi konkretna faktura. Najczęściej wisi między opisem a akceptacją, bo osoba zamawiająca nie wie, że ma coś zrobić.

Zanim wybierzesz narzędzie, spisz własną ścieżkę. Kto przyjmuje faktury z maila i z systemu fakturowego dostawców, kto zna kontekst zakupu, kto ma prawo zatwierdzić koszt i do jakiej kwoty.

Opis kosztu robi ten, kto zamówił usługę lub towar. Księgowa nie wie, czy agencja wykonała kampanię, a magazynier nie wie, czy zamówienie było zgodne z umową. Opis ma być krótki: czego dotyczy, jakiego zamówienia, na jaki dział.

Jeśli opis robi księgowość, każda niejasna faktura kończy się telefonem do pracownika, który już nie pamięta zakupu. Dlatego opis powinien trafić do osoby zamawiającej jeszcze w dniu wpływu faktury.

Progi kwotowe to decyzja firmy. Nie ma uniwersalnej liczby, ale każda firma powinna ją mieć zapisaną, bo bez tego akceptacja zależy od tego, kogo akurat złapie księgowa.

• Do ustalonej kwoty zatwierdza przełożony działu, który zamówił zakup.
• Powyżej progu dochodzi druga osoba, na przykład dyrektor finansowy.
• Każdy zatwierdzający ma zastępcę na czas urlopu, inaczej faktura czeka do powrotu.
• Odmowa wymaga krótkiego powodu, żeby księgowość mogła ją wyjaśnić z dostawcą.

Granica nie jest ostra. Jeśli w miesiącu zdarza się choć jedna faktura, której zatwierdzenia nikt nie potrafi odtworzyć, to znak, że arkusz przestał wystarczać.

Sprawdź, czy system pozwala ustawić kilka poziomów akceptacji i zastępstwa. Zapytaj, czy księgowa dostaje fakturę z opisem i historią, a nie sam załącznik. Upewnij się, że narzędzie nie wymaga zmiany programu księgowego, bo etap akceptacji powinien działać obok niego.

Jeśli sam wystawiasz faktury i szukasz do tego programu, zajrzyj do programu do fakturowania z KSeF. Obieg faktur kosztowych to osobne zadanie i dobrze, gdy ma własne narzędzie.

Policz, ile faktur miesięcznie wymaga dopytywania i ile minut zajmuje jedno dopytanie. Dziesięć takich faktur po piętnaście minut to kilka godzin pracy księgowej i osoby zamawiającej. Dla porównania plan Start w Documents kosztuje 249 zł netto miesięcznie, a Team 799 zł.

Do rachunku dolicz koszt odsetek za opóźnione płatności i czas szukania faktur przy kontroli. Te pozycje łatwo pominąć, a w praktyce bywają większe niż sam abonament.

Wybierz jeden dział, ustaw jedną ścieżkę akceptacji i przeprowadź przez nią faktury z jednego miesiąca. Po kilku tygodniach widać, gdzie faktury czekają najdłużej. Funkcje opisuje strona program do akceptacji faktur kosztowych, a ceny znajdziesz w cenniku.